Privacywetgeving AVG

Vanaf 25 mei 2018 geldt de Europese wet “De Algemene Verordening Gegevensbescherming” (AVG). Dit is de nieuwe privacywetgeving voor landen van de Europese Unie. Deze wet heeft ook invloed op ons en is gericht op beveiliging van persoonsgegevens. Elke organisatie die werkt met persoonsgegevens moet deze op de juiste wijze beheren en beschermen. Omdat wij werken met de gegevens van kinderen, ouders en medewerkers is het belangrijk dat wij zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Om die gegevens te beschermen hebben we diverse reglementen en protocollen die voldoen aan deze nieuwe wet AVG. Deze reglementen en protocollen zullen de komende tijd op onze website worden geplaatst.

We gebruiken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het onderwijs, het begeleiden van leerlingen en de organisatie van dat onderwijs. De meeste gegevens hebben we van ouders ontvangen bij de inschrijving op onze school. Docenten en administratie voegen daar gegevens aan toe zoals cijfers en absenties.

Deze gegevens worden opgeslagen en verwerkt in het leerling-administratiesysteem Magister/ParnasSys. De toegang tot dit programma is met behulp van tweevoudige verificatie beveiligd, zodat de gegevens alleen ingezien kunnen worden door de personen die daarvoor gemachtigd zijn.

Gegevens worden alleen aan derden beschikbaar gesteld voor bijvoorbeeld het gebruik van digitaal lesmateriaal. Met deze instanties hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de bescherming van de gegevens is vastgelegd.

In de wet AVG is geregeld dat personen (ouders, kinderen van 16 jaar en ouder) hun gegevens die de school heeft opgeslagen, mogen inzien. Ook is het bewaren van gegevens aan maximale termijnen gebonden.

In overeenstemming met de AVG zijn de volgende zaken vastgelegd:

  • welke gegevens wij verwerken: NAW-gegevens die we van ouders krijgen bij de inschrijving, rapporten en verslagen van de basisschool, zelf voegen we daar cijfers, absenties en verslagen van gesprekken en (rapport-)vergaderingen aan toe;
  • waarom wij deze gegevens verwerken: om onderwijs te kunnen geven, leerlingen te kunnen begeleiden en te kunnen rapporteren;
  • hoe wij omgaan met gegevens: wij zullen niet meer gegevens verwerken dan strikt noodzakelijk is voor het geven van onderwijs en het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen;
  • met wie wij gegevens delen: natuurlijk met u als ouder, maar ook met instanties als DUO, leerplicht en inspectie. Relevante gegevens met bijvoorbeeld leveranciers van lesmateriaal, schoolboeken en de financiële administratie en alleen als we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten waarin de beveiliging van de gegevens is gewaarborgd.
  • hoe en hoe lang bewaren we de gegevens: we slaan de gegevens digitaal en op papier op. We bewaren deze gegevens alleen zolang dat is toegestaan door de verschillende wetten (met een maximum van 2 jaar).

 

Het omgaan met beeldmateriaal van uw kinderen heeft speciaal onze aandacht. De Europese wetgeving vraagt ons uw toestemming te vragen voor het gebruik van foto’s en video’s van uw zoon/dochter. Leerlingen vanaf 16 jaar moeten hier zelf toestemming voor geven.

Om de naleving van de plichten van de scholen te kunnen aantonen heeft de Onderwijsstichting Esprit een privacyreglement opgesteld dat te vinden is op de website www.espritscholen.nl.